En casi todas las empresas hay un Excel del que depende todo. Lo mantiene una persona, tiene pestañas que nadie más entiende y cada mes se actualiza copiando datos del programa de facturación, del CRM y del banco.
Excel es una herramienta extraordinaria, y para muchas necesidades sigue siendo la respuesta correcta. El problema llega cuando se convierte en el sistema de información de la empresa sin haber sido diseñado para ello.
Señales de que el Excel se ha quedado corto
- El informe tarda días en prepararse y, cuando llega, ya habla del pasado.
- Hay varias versiones de la verdad. Ventas dice una cifra, administración otra, y la reunión se dedica a discutir cuál es la buena.
- Depende de una sola persona. Si no está, no hay informe.
- Los errores pasan desapercibidos. Una fórmula arrastrada mal o una fila que no entró en el rango pueden cambiar una decisión.
- El archivo ya no da más de sí: tarda en abrirse, se bloquea o no se puede trabajar en él a la vez.
Qué es el Business Intelligence, sin jerga
El BI consiste en tres cosas:
- Reunir los datos de los distintos sistemas de la empresa de forma automática.
- Ordenarlos con definiciones comunes, para que “venta”, “cliente activo” o “margen” signifiquen lo mismo para todos.
- Mostrarlos en cuadros de mando que se actualizan solos y que cada persona puede consultar cuando lo necesita.
El resultado no es un gráfico más bonito. Es que la dirección deja de preguntar “¿cuánto hemos vendido?” y empieza a preguntar “¿por qué ha bajado el margen en esta línea de producto?”.
Empieza por las preguntas, no por la herramienta
El error más habitual en un primer proyecto de BI es comprar licencias y conectar todos los datos disponibles. El resultado suele ser un panel con cuarenta gráficos que nadie mira.
Funciona mucho mejor al revés. Elige entre cinco y ocho indicadores que respondan a decisiones reales:
- ¿Cuánto facturamos y con qué margen, por cliente y por línea de producto?
- ¿Cuánto tardamos en cobrar?
- ¿Qué clientes han dejado de comprar?
- ¿Cuántas oportunidades comerciales se convierten en venta?
- ¿Cuánto nos cuesta atender cada pedido?
Si un indicador no cambiaría ninguna decisión, no merece estar en el cuadro de mando.
De dónde salen los datos
En una pyme típica, la información relevante está repartida entre el ERP o programa de facturación, el CRM, la tienda online, el banco y, sí, varias hojas de cálculo.
Según el volumen y la complejidad, hay dos caminos:
- Conexión directa. Herramientas como Power BI o Looker Studio se conectan a muchas fuentes habituales. Para empezar, suele ser suficiente.
- Un almacén de datos intermedio. Cuando hay varias fuentes, históricos largos o cálculos complejos, conviene centralizar los datos en un repositorio propio y construir los informes sobre él. Requiere más trabajo inicial, pero evita que cada informe recalcule las cosas a su manera.
La parte menos vistosa es la más importante
La calidad de un cuadro de mando depende de la calidad de los datos que lo alimentan. Clientes duplicados, productos sin categoría o pedidos sin fecha de entrega van a aparecer en cuanto se intente cruzar la información. Es normal, y resolverlo es parte del proyecto, no un imprevisto.
Tampoco conviene olvidar dos aspectos:
- Permisos. No todo el mundo debe ver los márgenes o los datos de nóminas. Los accesos se definen desde el principio.
- Protección de datos. Si los informes incluyen datos personales de clientes o empleados, aplican las mismas obligaciones que en el resto de sistemas.
Un primer proyecto realista
Un buen punto de partida es un único cuadro de mando, para un único departamento, con datos de una o dos fuentes. En pocas semanas se puede tener algo en uso, comprobar si de verdad ayuda a decidir y ampliar desde ahí.
Una vez que los datos están ordenados, se abren además otras posibilidades, como las automatizaciones que describimos en IA en pymes: por dónde empezar. Sin datos fiables, ninguna de ellas funciona bien.
Este es un artículo informativo: la inteligencia de negocio no es un servicio estándar de Alenia Systems. Si lo que necesitas es una aplicación a medida para centralizar tus datos, puedes ver cómo trabajamos en aplicaciones web a medida o pedir una revisión gratuita. Y si lo que falta es alguien que priorice este tipo de decisiones, quizá te interese leer sobre el modelo de CTO Virtual.